Destinação de documentos: estudo de caso em instituição pública judiciária na Paraíba

Abstract

Atualmente as instituições públicas e privadas padecem de um grande dilema quanto à destinação dos documentos produzidos em decorrência das suas atividades, qual seja, guarda-se ou elimina-se tudo. O processo de destinação dos documentos deve ocorrer em virtude da implantação de um programa de gestão documental, seguindo as determinações da Tabela de Temporalidade de Documentos da instituição. A legislação brasileira dispõe de mecanismos acerca da destinação de documentos públicos, no entanto, apesar da importância, o assunto ainda é pouco explorado pela literatura científica nacional, apresentando-se em fragmentos dispersos em algumas publicações da bibliografia especializada. A presente pesquisa, portanto, destaca a importância da destinação adequada dos documentos arquivísticos em suporte de papel, identificado quais os principais instrumentos legais existentes no Brasil a cerca da temática e sua influência na preservação dos acervos documentais. Tal estudo justifica-se por entendermos que a destinação de documentos é uma atividade fundamental na manutenção dos arquivos de instituições públicas e privadas, e que os resultados obtidos nesta pesquisa poderão fornecer auxílio às instituições na adoção de medidas que garantam a integridade física e a preservação dos seus conjuntos documentais. O estudo tem como objetivo, analisar os procedimentos técnicos utilizados na destinação de documentos em uma instituição pública judiciária na cidade de João Pessoa, Paraíba. Em termos metodológicos, a pesquisa quanto aos seus objetivos apresenta-se como exploratória de abordagem qualitativa, uma vez que os dados obtidos não são quantificáveis. Quanto ao tipo de pesquisa, a estratégia utilizada é um estudo de caso. A coleta de dados ocorreu por meio de entrevista semiestruturada. Os resultados da pesquisa mostram que apesar das pequenas falhas, os procedimentos utilizados na destinação de documentos por parte da instituição atende a legislação, seja a de âmbito nacional ou específica para o Poder Judiciário.