Gestão Documental: uso e aplicabilidade da Tabela de Temporalidade dos Documentos- o caso da Universidade Federal da Paraiba-Campus II-Areia-PB

Abstract

As informações produzidas, recebidas e acumuladas nos órgãos públicos ao decorrer de suas atividades são registradas nos documentos públicos. Estes, por sua vez, são preservados nos arquivos públicos tendo um real valor para tomada de decisões. Atualmente, a falta de uma política de gestão conduz a um grande número de casos de diferentes naturezas, que, por vezes, a falta de normas e procedimentos de trabalhos nos serviços denominados de registros e arquivos das administrações públicas vem dificultando o acesso as informações. Sendo assim, precisa-se construir um plano estratégico, o qual servirá como o ponto fortalecedor para o amplo acesso as informações. Os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade, unidos, desenvolvem agilidade na eliminação, recuperação e transferência dos documentos no seu ciclo vital (arquivo corrente, intermediário e permanente), garantindo facilidade e mais eficiência na gestão documental. Neste trabalho, objetivou-se analisar a aplicabilidade dos instrumentos arquivísticos – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade - na tramitação dos documentos da Universidade Federal da Paraíba- Campus II- Areia. Tratou-se de uma pesquisa empírica de caráter exploratório, sendo a entrevista estruturada, o instrumento de coleta dos dados utilizado. Os resultados obtidos explicam a gestão documental, a aplicação da tabela de temporalidade e o processo de classificação dos documentos.