Política de gestão documental: um estudo no arquivo do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia da Paraíba (CREA-PB)

Abstract

Vivemos numa era de grandes transformações econômicas, políticas e culturais onde cada órgão se destaca pela sua política de gestão documental. Essas grandes transformações têm sido consideradas por muitas organizações como fatores estratégicos, tanto para seu planejamento quanto para a sua gestão. Diante disso, a política de gestão de documentos fixa-se nos conjuntos das ferramentas da gestão das organizações. Frente a esse cenário, o presente trabalho visa propor a implementação de uma gestão documental no arquivo do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia da Paraíba (CREA-PB). A ideia da pesquisa surgiu ao longo da minha experiência na instituição como estagiário, por dois anos. A experiência adquirida despertou o interesse de desenvolver um trabalho sobre política de gestão documental visando atender às necessidades da referida instituição. Pois, quando implementado na instituição com eficiência e eficácia, irá reduzir a massa documental acumulada e facilitará o acesso aos documentos. A metodologia empregada se caracteriza como uma pesquisa empírica, com abordagem qualitativa e de tipo exploratória e descritiva. O universo abrangeu o órgão do CREA-PB, sendo a amostra o arquivo do setor da Gerência de Registros. Os dados foram coletados por meio da observação direta por meio de um guia de observação e uma entrevista com roteiro pré-definido. Os resultados da pesquisa revelaram que o arquivo atende parcialmente às necessidades dos seus usuários internos e externos devido ao demasiado tempo de recuperação da informação que podem durar minutos ou horas, sendo que, algumas vezes, o documento sequer é encontrado. Assim, ressaltamos a necessidade da inserção de um profissional arquivista na instituição, uma vez que foi diagnosticado que há um descontrole e desorganização dos documentos. Conclui-se que a implementação de uma gestão de documentos no acervo contribuirá para maior agilidade na busca da documentação, assim como garantirá a preservação documental.