Análise da gestão documental via Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos na UFPB

Abstract

O desenvolvimento de gestão documental em instituições públicas tem como finalidade ofertar um bom serviço aos seus usuários, portanto, os documentos que são diariamente produzidos, recebidos e acumulados em função de suas atividades, nestas, auxiliam na tomada de decisões, para garantir o valor legal. A presente pesquisa tem por objetivo geral analisar a Gestão Documental via Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) na UFPB, campus I. Apresentou-se como objetivos específicos: a) Identificar os problemas de Gestão Documental nos documentos nato digitais, físicos e digitalizados na UFPB campus I; b) Conhecer os aspectos da Gestão Documental na UFPB campus I; c) Identificar se o trabalho remoto trouxe impactos na gestão documental via SIPAC na UFPB campus I. Metodologicamente esta pesquisa é de natureza descritiva e exploratória com levantamento bibliográfico, com abordagem quanti-qualitativa. A amostra desta pesquisa é não-probabilística e compreendeu 15 participantes. A coleta de dados ocorreu por meio da observação direta do tipo assistemática, participante, individual e na vida real. E também ocorreu por meio da aplicação de questionário com os arquivistas e técnicos em arquivo lotados em diferentes centros do campus I da UFPB. Apresentou-se como resultados, problemas enfrentados na gestão documental na UFPB, referente aos documentos físicos, digitalizados e nato digitais. Portanto, cabe à UFPB olhar com mais atenção para estes problemas e endereçar as soluções. No tocante a gestão documental via SIPAC, também constatou-se problemas. Sendo importante que sejam investigadas com mais profundidade quais funcionalidades são necessárias ou precisam ser adaptadas/melhoradas para que o SIPAC atenda aos requisitos arquivísticos e às necessidades da UFPB. A análise dos dados também revelou vários aspectos positivos da gestão documental na UFPB via SIPAC. Isso aponta que o SIPAC é um sistema que tem contribuído de maneira muito positiva para a gestão documental na UFPB e ainda com grande potencial de melhorias.