Organização dos documentos da Divisão de Atividades Financeiras da Pró-Reitoria de Pós-Graduação da Universidade Federal da Paraíba: uma experiência no estágio não obrigatório

Abstract

O presente trabalho tem o objetivo de descrever as atividades realizadas no Estágio Supervisionado Não Obrigatório em Arquivologia no período de julho de 2018 a julho de 2020, desenvolvido na Divisão de Atividades Financeiras da Pró-Reitoria de PósGraduação (PRPG) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB). De início, foi feita uma pesquisa exploratória e descritiva, para conhecer as características organizacionais e culturais da instituição e conhecer o volume documental produzido e a massa documental acumulada no setor, identificada em avaliação anterior; e verificar o espaço disponível para o acondicionamento e armazenamento da documentação. No plano de estágio foi definida a execução de procedimentos de organização dos documentos do subfundo Divisão de Atividades Financeiras da PRPG. Para a organização foram aplicadas técnicas arquivísticas: higienização, desmetalização, digitalização, indexação, ordenação, seleção de documentos, aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e arquivamento. A aplicação de métodos e técnicas arquivísticas possibilitou a recuperação e a celeridade ao acesso às informações da PRPG da UFPB; e enriqueceu a prática desenvolvida no Estágio Supervisionado Não Obrigatório.