Gestão documental de arquivos especializados em Arquitetura e Engenharia: relatório de estágio na Delta Engenharia Ltda

Abstract

O objetivo deste trabalho foi descrever as atividades realizadas no Estágio Supervisionado Não Obrigatório em Arquivologia desenvolvido no Arquivo do Escritório Administrativo da Delta Engenharia Ltda., no período de agosto de 2015 a junho de 2017. Inicialmente, foi feita uma pesquisa exploratória e descritiva, com abordagem qualitativa, por meio de um diagnóstico arquivístico, que permitiu: ampliar o histórico institucional e elaborar o histórico das obras construídas e em construção; caracterizar o arquivo e descrever os procedimentos arquivísticos adotados; identificar as técnicas da Gestão Documental (GD) empregadas no arquivo corrente e no intermediário; e identificar as necessidades dos usuários do arquivo. As práticas consistiram na higienização dos documentos e no desenvolvimento de atividades de GD nos arquivos administrativos e especializados em Arquitetura e Engenharia: produção de documentos, utilização dos documentos, tramitação, avaliação, organização e arquivamento. Possibilitaram apresentar uma proposta de mudança no organograma da empresa, e o projeto do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), além de propor a criação de um ambiente para o arquivo. Concluiu-se que as atividades desenvolvidas durante o estágio contribuíram para o alcance das melhorias almejadas pela Delta Engenharia Ltda. junto ao Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat (PBQP-H). A GD permite ao arquivista controlar os ciclos documentais da organização, recuperando assim de maneira eficiente, com o uso de instrumentos de controle, as informações quando requisitadas.