Paperless na administração pública federal: um estudo sobre o Assentamento Funcional Digital (AFD) na Universidade Federal de Pernambuco (UFPE)

Abstract

A tecnologia tem influenciado os ambientes organizacionais significativamente, e com isso os órgãos do Poder Executivo Federal vêm investindo cada vez mais em práticas que proporcionam uma elevada melhoria no desenvolvimento e qualidade dos serviços prestados, na redução de custos e do tempo dispensado ao atendimento dos usuários. Sendo assim, o sistema do Assentamento Funcional Digital (AFD), descrito na Portaria Normativa N° 9 da Secretaria de Gestão de Pessoas e Relações de Trabalho no Serviço Público, de 1º de agosto de 2018, está sendo implantado como proposta do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG) em Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Esta é uma das ações do Processo Eletrônico Nacional (PEN). Diante disso, o objetivo deste estudo é o de analisar a implantação do sistema Assentamento Funcional Digital (AFD) na Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). Para tanto, a metodologia utilizada pautou-se nas pesquisas de tipo exploratória e descritiva, com abordagem quantitativa e qualitativa. A coleta de dados foi realizada por meio de entrevista estruturada, com o intuito de conhecer a realidade e assim fazer um levantamento da situação. Descrevemos o contexto hierárquico da Coordenação de Cadastro e Movimentação (CCM), vinculada à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e Qualidade de Vida (PROGEPE) da UFPE, e a utilização de sistemas tecnológicos, como ferramentas de recuperação da informação. Consideramos que o sistema do AFD apresenta diferenciados benefícios, dentre eles, preservar a documentação em papel e agilizar o acesso à informação. No entanto, no caso analisado, identificamos que: a CCM utiliza plataformas eletrônicas administrativas, porém, os servidores apresentam conhecimentos limitados nos sistemas de informação (AFD, Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos - SIPAC), fragilidades de implantação de sistemas, no processo de reconhecer as demandas da rotina da instituição, “pouco” conhecimento da mudança de suporte de documento , o “paperless”, conhecimento de informática insuficiente. Nesse sentido, concluímos que medidas devem ser adotadas para minimizar resultados não satisfatórios para o melhor desempenho dos serviços administrativos da UFPE. São apresentadas sugestões que, exigem discussões arquivísticas, interdisciplinares, empenho dos profissionais da informação, integração entre as equipes, seguir orientações do Conselho Nacional de Arquivos, estruturar o ambiente de trabalho, investir em recursos humanos e tecnológicos, oferecer cursos, oficinas e atualizar conhecimentos para desempenhar serviços satisfatórios de qualidade na administração pública.