O guia do arquivo como estratégia de difusão informacional: a experiência da Companhia de Água e Esgotos da Paraíba (CAGEPA)

Abstract

A representação da informação arquivística é efetivamente realizada quando aliada à elaboração de instrumentos de pesquisa, estes que nem sempre são disponibilizados para a orientação dos usuários de arquivos. Desse modo, o presente trabalho tem como objetivo desenvolver um guia para o Arquivo Técnico da Companhia de Água e Esgotos da Paraíba (Cagepa) para contribuir com a difusão de seu acervo e com a satisfação dos usuários. Metodologicamente, a pesquisa se caracteriza como de natureza aplicada e de abordagem qualitativa. Quanto aos objetivos, possui cunho exploratório e descritivo. Para os procedimentos técnicos, foi adotado o estudo de campo e de caso. A coleta dos dados foi realizada tendo como instrumentos a observação direta e a aplicação de um formulário que buscou conhecer a opinião dos usuários quanto ao conteúdo selecionado para compor a versão piloto do guia. A estruturação do guia se deu a partir de categorias sugeridas por Lopez (2002), que abrangem os dados gerais sobre a instituição, condições de consulta aos documentos e descrição do fundo documental. Para a análise, adotou-se a categorização dos dados obtidos pelo formulário, por meio do agrupamento das respostas dos participantes. Como resultados da pesquisa, os dados revelam que a maioria dos participantes demonstrou satisfação com a maior parte do conteúdo estabelecido para o guia, tendo sido sugeridas alterações sobre endereço; dias e horários de consulta; facilidades para acesso ao arquivo; e ficha técnica da instituição. Também foram registradas críticas e sugestões dos respondentes quanto ao funcionamento e à estrutura do arquivo, principalmente quanto à necessidade de acesso online às informações. Os resultados apontam que a implantação desse instrumento poderá contribuir de maneira significativa para o esclarecimento dos usuários reais e potenciais do arquivo, mediante a orientação proporcionada para conhecimento e uso dos recursos oferecidos. Observou-se também a necessidade de se ampliar o perfil dos usuários do arquivo, bem como a importância de ouvi-los para que isso oriente o processo de elaboração de instrumentos de pesquisa. Entende-se que se fazem necessárias iniciativas para a adoção de mais instrumentos de pesquisa pelas instituições arquivísticas, para a sua divulgação com vistas a ampliar a difusão informacional e a satisfação dos usuários, uma vez que o aumento da demanda pelo acesso poderá contribuir para sensibilizar as organizações quanto à necessidade de maiores investimentos para a estruturação dos arquivos.