Análise e proposta de gestão documental: estudo de caso no arquivo da Secretaria Executiva do Empreendedorismo do Estado da Paraíba

Abstract

Este estudo de caso nasceu a partir de um relatório de estágio, onde objetiva apresentar a experiência a partir das atividades realizadas durante o estágio não obrigatório executado no Arquivo da Secretaria Executiva do Empreendedorismo, do Governo do Estado da Paraíba, conhecida como Programa Empreender Paraíba. Para relatar as atividades realizadas no período de dois anos (2021-2023), de acordo com o plano de estágio, destaca-se todo o processo de arquivamento, digitalização, limpeza de documentos e participação na reunião da Comissão Permanente de Documentos (CPAD). Sob suporte teórico, é realizada uma revisão bibliográfica para subsidiar a análise da gestão documental aplicada para posterior sugestão de melhorias. Dotada de observação direta e pesquisa-ação como metodologia, a partir da experiência vivida pela estagiária, foi possível perceber algumas limitações, e a partir delas busca-se sugerir, por meio de um Plano de Ação, melhorias importantes necessárias ao pleno funcionamento do acervo, como o investimento em equipamentos e na manutenção da infraestrutura do arquivo, a autonomia do setor na gestão documental, a dedicação à elaboração de instrumentos arquivísticos e a implementação dos requisitos essenciais para a transição dos sistemas eletrônicos atuais para Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).