Gestão de documentos em arquivos: um relato de experiência de estágio no Centro de Ciências Jurídicas da Universidade Federal da Paraíba

Abstract

Este trabalho abordou a prática da gestão de documentos no Centro de Ciências Jurídicas da Universidade Federal da Paraíba, baseado na experiência de estágio realizada em 2023. Teve como objetivo geral relatar as práticas arquivísticas desenvolvidas no Arquivo do Centro de Ciências Jurídicas da Universidade Federal da Paraíba. Metodologicamente, tratou-se de uma pesquisa bibliográfica sobre Gestão Documental. Com característica descritiva e qualitativa se constituiu em uma pesquisa de campo, realizada no lócus laboral do estágio em questão, em que por meio de observações e de análises documentais, identificou-se problemas como a quantidade excessiva de registros, a inadequação do espaço físico e a falta de equipamentos adequados. A aplicação de técnicas arquivísticas permitiu organizar e armazenar os documentos de forma adequada. A pesquisa também destacou a importância da capacitação contínua dos funcionários e da adoção de tecnologias de Gestão Eletrônica de Documentos, a fim de melhorar o acesso e a preservação dos arquivos. Os resultados mostraram a necessidade de melhorias estruturais e operacionais no arquivo do Centro de Ciências Jurídicas, como a ampliação do quadro de funcionários e da aquisição de equipamentos modernos. Este estudo enfatizou a relevância de uma gestão de documentos eficiente para proteger e manter a organização bem estruturada, oferecendo soluções práticas para resolver problemas atuais e preparar a instituição para futuras necessidades.