Procedimentos de eliminação dos arquivos: o caso do PROCON estadual da Paraíba

Abstract

Na Arquivologia um dos principais fundamentos trata-se da Gestão Documental. Nessa linha de pensamento este estudo propõe-se a analisar os procedimentos em relação gestão documental realizados no PROCON Estadual da Paraíba, sobretudo na avaliação de documentos e na eliminação de documentos. O processo de eliminação de documentos relacionados à atividade-fim do órgão, com objetivo de diminuir a Massa Documental Acumulada, assim como, na avaliação e eliminação de documentos. O presente objetivo deste trabalho foi identificar como os procedimentos de gestão documental são desenvolvidos no órgão onde houve a primeira eliminação de documentos da atividade-fim do Estado. A eliminação é realizada com base na Tabela de Temporalidade Documental, com a aprovação da Comissão Permanente de Avaliação Documental e com a autorização do Arquivo Público do Estado da Paraíba. Essa pratica diminui o volume de documentos armazenados, otimizado o espaço. A pesquisa foi realizada por meio de um estudo de caso, com uma abordagem quanti-qualitativa, que permitiu uma análise profunda dos procedimentos adotados. Acreditamos que a eliminação correta de documentos pode transformar os arquivos e os processos internos de um órgão, facilitando o dia a dia, aprimorando o atendimento ao público. A melhoria que a gestão documental teve no Procon é um exemplo a ser seguido pelas instituições, promovendo maior organização.