Os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos no contexto das organizações: confabulando as questões interdisciplinares entre a Arquivologia e a Tecnologia da Informação

Abstract

Um dos maiores desafios da Arquivologia na atualidade é conseguir acompanhar a produção desenfreada de documentos produzidos pelas organizações. Nesse contexto, é praticamente impossível, não nos confrontarmos com a grande quantidade de recursos informacionais utilizados em diversas instâncias de nossa vida social. A partir desse contexto, o principal objetivo do estudo em tela, foi investigar a aplicação de Sistemas Informatizados voltados á Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos nas organizações. Sendo assim, a inserção das novas tecnologias nas práticas arquivísticas, mais precisamente, nos processos de automação da gestão de documentos arquivísticos em organizações. Partimos da hipótese de que a linguagem utilizada para expressar os interesses e necessidades da Arquivologia, tendo como base seus princípios e as suas práticas, de que os sistemas informatizados de gestão arquivistica de documentos não condizem com a linguagem utilizada por programadores e cientistas da computação. Para a contextualização do tema remetemo-nos a revisão da literatura arquivística do tipo exploratório-descritivo, a qual por meio do instrumento coletados como: observação direta não-participativa ou assistemática e a abordagem qualitativa, pretendendo desse modo elucidar a sociedade arquivística e aos profissionais não arquivísticos que estão inseridos nos arquivos. Desta forma, a automação de arquivos foi discutida em dois momentos: 1-a partir da literatura em língua portuguesa; e 2-sob a perspectiva de seleção de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos e as etapas do processo de automação. Por sistema eletrônico de gerenciamento de documentos arquivísticos entendeu-se uma ferramenta capaz de garantir: as propriedades do documento arquivístico; o cumprimento do ciclo vital dos documentos; o impedimento de que esses documentos arquivísticos sofram alterações ou que sejam eliminados, exceto em situações previamente determinadas; a inclusão de prazos de guarda e controles de segurança rigorosos; a organização eficiente e eficaz da documentação arquivística de acordo com as previsões de um plano de classificação; a formação de um repositório seguro de documentos arquivísticos necessários para a realização das atividades e funções das organizações; e, sobretudo, a facilidade de acesso a esses documentos arquivísticos produzidos. Os requisitos dispostos na especificação MoReq foram utilizados como base para a elaboração e aplicabilidade do sistema. Realizou-se, assim, um trabalho multidisciplinar provenientes da área de Arquivologia, ciência da computação no processo de automação de arquivos. A multidisciplinaridade, as especificidades da área de Arquivologia e de ciência da computação, como instrumento para auxílio na automação de arquivos, são os principais temas discutidos.