Intencionalidades para a gestão documental: declaração de intenções para a política pública de gestão de documentos de arquivo do Campus João Pessoa do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba

Abstract

Pesquisar sobre a gestão documental no Campus João Pessoa do IFPB mostrou-se promissor para conhecer como dirigentes e seus subordinados, assim como, o pessoal de arquivo vem trabalhando e idealizando os elementos constitutivos da gestão documental, e desta maneira, propor uma gestão pública de documentos de arquivo por meio da definição da política arquivística e da designação de responsabilidades. Tratou-se de uma pesquisa de campo de classificação empírica, cujos procedimentos metodológicos se apoiaram na abordagem quantiqualitativa, descritiva e na bibliográfico-documental. Com o uso de quatro formulários, sendo o primeiro, com cinco questões abertas e vinte questões fechadas de conteúdos afirmativos sobre os elementos constitutivos da gestão documental para serem respondidas com a escala Likert em cinco níveis de variações; o segundo, com cinco perguntas fechadas sobre o acesso físico aos documentos e grau de satisfação dos usuários internos; o terceiro e o quarto formulários, com cinco perguntas abertas sobre atividades exercidas e propostas sobre a gestão documental, obtiveram-se os seguintes resultados: os dirigentes mostram-se sensibilizados e prontos para apoiarem o desenvolvimento de um programa de gestão documental, pois reconhecem dificuldades e limitações no trato documental, bem como os caminhos para melhorias e o necessário envolvimento do Arquivista nesse processo; os Arquivistas apresentam ações e propostas para uma gestão documental, reconhecem as dificuldades e limitações de uma proposta desta envergadura, e junto às estagiárias atuam na organização e em modelos de uso para o acesso a documentos e informações, onde apenas propostas orbitam de forma dispersas para intervenções na produção, tramitação e avaliação documental; os usuários internos mostram-se com dificuldades e baixo grau de satisfação no acesso físico aos documentos e informações arquivísticas.