Gestão documental num escritório de franquias do segmento moda: práticas e vivências do estágio em Arquivologia

Abstract

O presente trabalho é um relatório de estágio não obrigatório realizado no Grupo VF, escritório de lojas de três marcas de franquias do segmento moda, com unidades na Paraíba, Pernambuco e Rio Grande do Norte. O estágio foi desenvolvido no setor de Recursos Humanos, no período de 03 de outubro de 2016 a 29 de dezembro de 2017. Seu objetivo geral foi organizar o arquivo físico do Grupo VF, para dar agilidade no acesso as informações. Foram objetivos específicos: identificar os fundos arquivísticos; criar métodos de pesquisa por meio de planilhas; aprimorar o modelo de etiquetas das caixas-arquivo; digitalizar os dossiês de documentos dos colaboradores das franquias e melhorar a organização do espaço físico destinado a guarda dos documentos. Para conhecer a situação do acervo, foi realizado um diagnóstico, por meio de observações e entrevista. A organização inicial do arquivo físico incluiu a higienização dos documentos e sua digitalização, juntamente com a identificação dos fundos arquivísticos, e a elaboração de uma planilha de busca de dossiês de colaboradores desligados. Também foi elaborado um layout com a organização do arquivo após a separação dos fundos arquivísticos, e as etiquetas das caixas-arquivo foram editadas para inclusão de informações adicionais. Recomenda-se, para manter a integridade e autenticidade dos documentos digitalizados, o uso de certificados digitais, repositórios digitais e um bom sistema de indexação que possibilite acesso eficiente.