Mapeando o fluxo documental dos diplomas na UEPB

Abstract

A melhoria do fluxo documental nos setores da universidade deve ser proporcionando por uma gestão eficiente. Nesse sentido é essencial conhecer os tramites documentais através do uso de métodos e técnicas que contribuem para a análise e compreensão dos processos existentes. O presente trabalho objetivou mapear o fluxo documental ocorrido na ocasião do requerimento dos diplomas de graduados na Universidade Estadual da Paraíba levando em consideração a amostra do setor da Coordenação de curso de Arquivologia. Para o levantamento das atividades foi aplicado um questionário entre os cinco setores principais envolvidos no encadeamento de tarefas, identificando e descrevendo o percurso realizado no trâmite documental, resultando na elaboração do fluxograma como representação de todo trânsito documental, necessário à obtenção de diploma. Através desse mapeamento, apresentou-se a rotina e o detalhamento das séries de atividades realizadas no transcurso do requerimento. Procurou-se com esse estudo contribuir para a melhoria contínua desse procedimento, visando atingir uma otimização de todo o ciclo documental.