O papel do arquivista na gestão eletrônica de documentos: uma análise no Instituto de Previdência do Município de João Pessoa

Abstract

As organizações vêm acumulando suas informações em documentos físicos requerendo uma gestão da informação adequada e a criação de estratégias de armazenamento para um melhor controle da informação. Nesse contexto foi criado o processo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), tecnologia capaz de armazenar, organizar e acessar documentos digitalmente. Este processo envolve várias etapas e requer um profissional especializado, como o arquivista, capaz de gerir documentos e desenvolver soluções de tratamento funcional da informação. Portanto, esta pesquisa analisa o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e o papel do arquivista na gestão do processo, no Instituto de Previdência do Município de João Pessoa – PB. Caracteriza-se como uma pesquisa aplicada e descritiva de abordagem qualitativa, analisada por meio da aplicação de um questionário semi-estruturado. Identifica-se a grande demanda de produção de documentos físicos, bem como a precariedade que possuíam antes da implantação do GED, uma vez que não havia higienização adequada. Percebe-se que não houve treinamento adequado dos funcionários acerca do processo de gerenciamento eletrônico e que este fator não só dificulta a utilização do sistema como agrava a adesão a satisfação dos usuários quanto ao GED, levando alguns a recorrerem aos documentos físicos. Evidencia-se uma boa relação dos demais setores com o arquivo, mas também a necessidade de uma valorização do Arquivista, uma vez que a maioria das atribuições deste profissional é colocada de lado, pois muitos ainda limitam a sua funcionalidade a ação de guardar papéis. Conclui-se que o sistema de GED é uma ferramenta, mas sua implantação não é simples, o papel do Arquivista enquanto profissional capacitado para implementar e gerir o sistema é fundamental.