Controle de documentos em arquivos: criação de ferramenta no auxílio da gestão documental

Abstract

O presente trabalho tem o propósito de apresentar a criação de uma ferramenta com o objetivo de controlar a tramitação da documentação sob a custódia de um arquivo que possui em sua guarda documentos escolar e requerimentos, isso ocorre ao organizarmos a informação, fazendo um controle que permite o ganho na tomada de decisão, sua recuperação é essencial para sua confiabilidade. A pesquisa foi realizada em um arquivo que custodia documentos de diversas instituições escolares que tiveram suas atividades encerradas, utilizando uma abordagem qualitativa e empregando o método de observação participante, na qual houve participação direta na organização da documentação. Uma das adequações efetuadas pela ferramenta foi auxiliar a gestão dos documentos, seguindo seus procedimentos de utilização e destinação, fazendo uso da tecnologia nas suas ações. Todas essas ações são feitas no setor de protocolo do arquivo estudado, através do uso de um computador com o programa editor de planilhas, a qual se utilizou de alguns procedimentos próprios e elaborou-se um sistema de segurança dentro de suas limitações. Como resultado, após o uso da ferramenta, ocorreu um aumento na produtividade do setor, com um acesso mais rápido e preciso nas informações contidas nos documentos.