Tecnologia de informação aplicada à administração pública paraibana: um estudo de caso sobre a implantação do sistema de gestão em processos administrativos através da ferramenta PBDoc

Abstract

O presente estudo analisa a utilização da tecnologia da informação como ferramenta de gestão de processos administrativos no âmbito da Administração Pública do Estado da Paraíba. Para isso, realizou-se um estudo de caso sobre a ferramenta PBDOC, que é atualmente utilizada para o armazenamento de documentos públicos, bem como para os trâmites de processos administrativos do governo estadual. A partir disso, e considerando que o sistema PBdoc já foi implantado e está em plena execução, a nossa questão de pesquisa é: Como vem acontecendo o processo de implementação e utilização do PBdoc nas instituições públicas paraibanas? Destaca-se que o PBdoc foi criado com a finalidade de tramitar, controlar, arquivar, criar, produzir e buscar os documentos voltados a gestão documental. Logo, pretende-se descrever as etapas de implantação do PBdoc nas instituições públicas, verificando possíveis barreiras na utilização do referido sistema. Sobre os aspectos metodológicos, trata-se de uma pesquisa qualitativa, com coleta de dados através da pesquisa documental e estudo de caso. Os resultados demonstraram que o PBdoc permite o acesso ao software de forma remota, desde que se tenha acesso à internet. Tal situação promove um impacto relevante, pois os servidores podem acessar os processos digitais em qualquer lugar do mundo, sendo considerado um avanço para gestão de processos, como para Administração Pública. Outro ponto é que todos os documentos são produzidos digitalmente, não havendo mais a preocupação de acúmulo de uma grande massa documental, além de proporcionar diversas facilidades para os servidores públicos. Ademais, é possível identificar uma tramitação processual rápida e eficaz para os processos digitais e seu manuseio. Entretanto, dentre outras defasagens, destaca-se que o sistema precisa melhorar e oferecer mais metadados, para diversos formatos de documentos e ter uma interoperabilidade mais eficiente. É preciso ter padrões de interoperabilidade como OAI-PMH e XSD, para que haja troca de metadados e sistemas. Assim, conclui-se que o sistema PBDoc não é um sistema completo, pois ainda carece de algumas melhorias, como no caso de mecanismos que permitam o compartilhamento de dados e metadados, por exemplo.