Análise da eficiência e usabilidade do sistema PBDOC

Abstract

A gestão documental é essencial na administração pública, promovendo a organização e o acesso aos documentos oficiais. Com a transformação digital, a produção e o acesso a documentos digitais tornaram-se fundamentais para o bom funcionamento das rotinas administrativas. Este estudo analisa o sistema PBdoc, quanto a sua eficiência e usabilidade. A pesquisa é do tipo exploratória e utiliza método quantitativo e qualitativo para obtenção de dados. Foram entrevistados usuários do sistema através de questionários enviados por e-mail, com perguntas sobre a eficiência e usabilidade do PBdoc onde se pretende analisar tempo de resposta de produção, assertividade da busca, celeridade, logística de tramitações, capacidade de melhoria do sistema, suporte ao usuário para correções de procedimentos operacionais, comunicação entre sistema e usuário, além da análise da experiência de aprendizado do usuário quanto a compreensão do sistema. O PBdoc foi lançado em junho de 2020, adaptado do sistema SIGA-doc, e vem sendo customizado pela CODATA para atender às necessidades do poder executivo do Governo do Estado da Paraíba. Desde seu lançamento, o PBdoc registrou mais de 9 milhões de documentos produzidos e economizou recursos significativos. Em 2021, o sistema alcançou 1 milhão de documentos e, em 2023, já era utilizado em todos os órgãos da administração direta e indireta do Estado da Paraíba. Por fim, a pesquisa reflete sobre as respostas obtidas e apresenta propostas de soluções que remetem a interfaces complexas em algumas telas do sistema, procedimentos operacionais, situações relacionadas a automatização de operações e suporte ao usuário.