Arquivos privados: um relato de gestão documental no arquivo da Sonora Escola de Música

Abstract

Esta pesquisa apresenta um relato de Gestão Documental, a construção do Plano de Classificação de Documentos e as melhorias físicas postas em prática no arquivo da Sonora Escola de Música. Além disso, aponta a importância de se implantar os instrumentos de Gestão Documental, especificamente o Plano de Classificação, e de se ter um arquivo organizado e bem estruturado. No referencial teórico, é apresentado a história dos Arquivos, o surgimento da Arquivologia, o histórico da Gestão Documental, suas teorias e conceitos, além de fundamentar as funções, métodos e utilização do Plano de Classificação, com a intenção de expressar sua importância para a organização dos arquivos e uma breve contextualização sobre Arquivos Privados e Musicais, sempre se baseando em autores e estudiosos da área arquivística, a exemplo de Indolfo (2007), Paes (2007), Schellenberg (2006), entre outros. No campo metodológico, esta pesquisa caracteriza-se como de cunho qualitativo, com a aplicação de um diagnóstico de arquivo, e de pesquisa documental baseada nos princípios arquivísticos. Concluiu-se a importância da implantação de um Plano de Classificação na instituição, visto a ausência de tal ferramenta, bem como a completa readequação do ambiente do arquivo, melhorando o fluxo como um todo. Além disso, o diagnóstico mostrou a completa falta de conhecimento das técnicas arquivísticas por parte dos profissionais responsáveis pelo manuseio dos documentos da instituição, sendo necessário readequar, também, os métodos de guarda, diminuindo, assim, os riscos de perda de informações e acúmulo de massa documental.